Las tablas de valoración documental son herramientas esenciales para determinar qué documentos deben conservarse, por cuánto tiempo y bajo qué criterios legales, administrativos e históricos. En empresas de cualquier tamaño, la correcta aplicación de estas tablas garantiza orden, cumplimiento normativo y decisiones eficientes en torno al ciclo de vida de la información.
Sin embargo, la gestión documental actual no solo depende del archivo físico: requiere integración con procesos tecnológicos, digitalización, custodia y también con áreas operativas como almacenamiento, distribución y logística.
En ese escenario, ADVANZ combina experiencia en organización documental con servicios logísticos que incluyen bodegaje, recepción de mercancía, picking y packing, control de inventarios y distribución. Esta integración convierte a ADVANZ en un aliado único para empresas que necesitan orden, trazabilidad y eficiencia operativa en un mismo servicio.
ADVANZ en la gestión documental y logística
ADVANZ no solo se enfoca en la logística tradicional; también ofrece soluciones completas para la administración y conservación de documentos corporativos. Su rol combina:
- gestión documental profesional
- creación y aplicación de tablas de valoración
- digitalización y custodia certificada
- logística para documentos y mercancía
- procesos de almacenamiento y distribución
Esta combinación permite que las organizaciones mantengan la información segura, accesible y normativamente organizada, mientras optimizan simultáneamente su operación logística.
Creación, actualización y aplicación de tablas de valoración
Las tablas de valoración documental determinan los tiempos de conservación de cada documento y el destino final que tendrá: eliminación, digitalización, custodia física o transferencia a archivo histórico.
ADVANZ acompaña a las empresas en:
Creación de tablas
Analiza los tipos documentales, su función administrativa, valor legal, utilidad operativa y vigencia normativa.
Actualización periódica
Las regulaciones cambian, y los procesos internos evolucionan. Por eso es necesario revisar las tablas de valoración para mantenerlas alineadas con la legislación vigente y con el funcionamiento real de la empresa.
Aplicación en la organización documental
Esto incluye clasificar, depurar, organizar y registrar los documentos según lo que señalan las tablas.
Gracias a este trabajo, las empresas evitan conservar documentos innecesarios o eliminar información valiosa.
ADVANZ garantiza que la aplicación de estas tablas sea coherente, precisa y ajustada a los estándares establecidos por la normativa de gestión documental.
Digitalización, custodia y control documental
La digitalización es una parte fundamental del ciclo documental actual. Convertir documentos físicos en archivos electrónicos facilita su consulta, aumenta la seguridad y optimiza los tiempos de acceso.
ADVANZ ofrece:
Digitalización certificada
Procesos de escaneo, indexación y clasificación que permiten convertir documentos en archivos digitales organizados y fácilmente recuperables.
Custodia física
Las empresas no siempre pueden almacenar documentos en sus instalaciones. ADVANZ ofrece bodegas seguras y adecuadas para la conservación a largo plazo, con control de acceso, condiciones ambientales estables y trazabilidad de movimientos.
Custodia digital
Plataformas seguras donde se almacenan los archivos digitalizados, con niveles de seguridad, respaldos automáticos y acceso restringido.
Control documental
La trazabilidad es clave. ADVANZ implementa sistemas que permiten conocer el estado, ubicación y movimientos de cada documento, garantizando acceso rápido y controlado.
Este conjunto de servicios asegura que la documentación esté protegida y disponible, mientras la empresa mantiene el cumplimiento legal y la eficiencia operativa.
Integración con procesos de almacenamiento y distribución
Una de las mayores fortalezas de ADVANZ es su capacidad para integrar la gestión documental con servicios logísticos como pick y pack, distribución y almacenamiento.
Esta integración permite:
Optimizar espacios físicos
La digitalización y organización documental reduce el volumen de archivos que las empresas deben almacenar internamente.
Facilitar procesos logísticos
Cuando los documentos están organizados según tablas de valoración, las áreas operativas encuentran más rápida información necesaria para despachos, inventarios o verificación de pedidos.
Integrar logística con gestión documental
ADVANZ gestiona tanto documentos como mercancía, lo que permite una trazabilidad completa.
Esto es especialmente útil para:
- empresas con documentación que acompaña envíos
- operaciones que requieren control simultáneo de archivo y productos
- sectores donde se manejan fichas técnicas, certificados o documentos adjuntos
Picking y packing más eficientes
Cuando los documentos están digitalizados y clasificados, los equipos logísticos pueden acceder a ellos de forma inmediata, reduciendo tiempos de preparación de pedidos y disminuyendo errores.
Distribución centralizada
ADVANZ coordina la entrega de documentos físicos y mercancía desde un mismo punto logístico, optimizando rutas y tiempos.