Custodia de documentos
Confíe en nosotros para la gestión y custodia experta de sus archivos. Nuestro servicio garantiza la seguridad, organización y preservación de los documentos de su empresa.
- Nuestros servicios
Custodía de documentos en Bogotá
Nos especializamos en ofrecer un servicio de custodia de documentos eficiente que abarca almacenamiento seguro, digitalización, gestión de tablas de retención documental y disposición final los documentos. Confíe en nosotros para la administración y custodia de su archivo de manera integral y confiable.
Custodia de Documentos
Resguardo físico de documentos en instalaciones seguras.
Consulta de
documentos
Envíos físicos y/o electrónicos de documentos para su debida consulta.
Gestión de Tablas
de Retención Documental
Validamos y eliminamos sus documentos de acuerdo a sus Tablas de Retención Documental (TRD).
Servicio de Destrucción Segura
Eliminación segura de documentos al final de su vida útil.
Almacenamiento
en la nube
Custodia segura en la nube con visor de documentos
- Propósito
Expertos en custodia de documentos
En Advanz Logistics, Nuestra misión en brindar un servicio de custodia de documentos en donde proporcionamos un espacio de almacenamiento completamente acondicionado para garantizar la seguridad, conservación y administración de sus documentos Aplicando los requisitos exigidos en el
- “Acuerdo 049 del 2000 por el Archivo General de la Nación”
Beneficios que obtienes a través de la custodia de documentos
Seguridad Fisica
Protección contra pérdida, daño, condiciones ambientales y acceso no autorizado.
Organización
Facilita la búsqueda y recuperación rápida de información.
Continuidad del negocio
El Respaldo de información es esencial para la operación y la organización.
Confidencialidad
Acceso restringido y Garantía de privacidad para datos sensibles.
Ahorro de espacio
Reducción de espacio físico requerido para almacenamiento.
Preservación
Conservación a largo plazo de documentos importantes.
Metodología para la Custodia de documentos
8. Consulta de documentos:
Realice la solicitud de sus documentos físicos o electronicos por medio de nuestro aplicativo web y tenga trazabilidad de sus movimientos
7. Custodia Segura:
Cumplimos con las condiciones de almacenamiento, edificación, seguridad y medio ambientales para la preservación de su archivo.
6. Cargue de inventario al sistema:
Cargamos inventario y Asignamos posiciones en bodega para que el cliente pueda visualizar la ubicación de sus documentos por nuestro aplicativo web.
1. Preparación de Inventario:
Crear un inventario detallado de los documentos a transferir.
5. Codificación:
Se generan códigos de barras únicos que nos permiten identificar el asunto y la ubicación de la caja.
2. Empaque y Rotulado:
Empacar documentos de manera segura y rotular cajas claramente.
3. Documentación de Transferencia:
Preparar documentación necesaria para la transferencia. (actas y bases de datos)
4. Recepción y Verificación:
Realizamos un punteo de verificación VS la Base de datos del cliente para validar cantidades y estado de los documentos.
1. Preparación de Inventario:
Crear un inventario detallado de los documentos a transferir.
2. Empaque y Rotulado:
Empacar documentos de manera segura y rotular cajas claramente.
3. Documentación de Transferencia:
Preparar documentación necesaria para la transferencia. (actas y bases de datos)
4. Recepción y Verificación:
Realizamos un punteo de verificación VS la Base de datos del cliente para validar cantidades y estado de los documentos.
5. Codificación:
Se generan códigos de barras únicos que nos permiten identificar el asunto y la ubicación de la caja.
6. Cargue de inventario al sistema:
Cargamos inventario y Asignamos posiciones en bodega para que el cliente pueda visualizar la ubicación de sus documentos por nuestro aplicativo web.
7. Custodia Segura:
Cumplimos con las condiciones de almacenamiento, edificación, seguridad y medio ambientales para la preservación de su archivo.
8. Consulta de documentos:
Realice la solicitud de sus documentos físicos o electronicos por medio de nuestro aplicativo web y tenga trazabilidad de sus movimientos
- Dudas sobre el servicio
Preguntas sobre custodia de documentos
Un servicio de custodia de archivos puede integrar recepción e inventario, almacenamiento físico seguro, codificación, consulta de documentos, trazabilidad y disposición final según los tiempos definidos. En Advanz, el proceso busca conservar la documentación organizada, protegida y disponible cuando la empresa la necesite.
La custodia documental requiere controles de acceso, condiciones adecuadas de almacenamiento, identificación de cajas o unidades documentales y trazabilidad de las consultas. Estas medidas ayudan a reducir riesgos de pérdida, deterioro o acceso no autorizado a información empresarial.
Los documentos custodiados deben poder localizarse mediante un inventario y un sistema de identificación. En Advanz, las solicitudes pueden gestionarse para consulta física o electrónica, manteniendo trazabilidad sobre la ubicación y los movimientos de la documentación.
El archivo central reúne documentación que ya no se consulta de forma permanente en las áreas de trabajo, pero que aún debe conservarse. La custodia documental es el servicio de almacenamiento, control y administración que puede apoyar a la empresa en la conservación y consulta de esos archivos.
Puede ser conveniente cuando el archivo ocupa demasiado espacio, existen dificultades para localizar documentos, aumenta el volumen de cajas o se requieren mejores controles de conservación y consulta. Una custodia especializada permite organizar el almacenamiento y liberar capacidad operativa dentro de la empresa.
¡En advanz estamos felices de poder ayudarte y resolver tus dudas!
¡Optimiza espacio y tiempo con nuestro servicio de administración y custodia de documentos!
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