Organización de archivos
Optimice su entorno empresarial con nuestro servicio de Organización Documental.
- Nuestros servicios
Organización de archivos en Bogotá
Ofrecemos soluciones eficientes para la clasificación, ordenación y descripción de documentos, proporcionando acceso rápido y seguro a la información crucial. Transforme la manera en que organiza y accede a los datos, mejorando la productividad y simplificando la toma de decisiones.
Organización
de archivo
Organización
Documental
Levantamiento de inventario Documental
Levantamiento de inventario Documental
Digitación de
documentos
Digitación de documentos.
Limpieza y desinfección
de documentos
Limpieza y desinfección de documentos
Elaboración del Formato Único de Inventario (FUID)
Elaboración del Formato Único de Inventario (FUID)
- Propósito
Desarrollamos proyectos de organización de archivo
Nuestra meta con la organización documental es optimizar la gestión de la información de nuestros clientes, mejorando la eficiencia y accesibilidad de documentos físicos y digitales.
Aplicamos rigurosamente la normativa del Archivo General de la Nación, asegurando soluciones óptimas que cumplen con:
- Leyes sobre transparencia
- Acceso a la información
- Conservación
Beneficios que obtienes a través de la organización de archivo
Seguridad de la información:
Tener tus archivos organizados permite disminuir el riesgo de perdida o traspapelo de información.
Optimización del espacio:
Realizando la organización de tu archivo lograras depurar información que ya no tengan valor administrativo y que su tiempo de retención haya vencido.
Mejora en la productividad:
La organización documental permite la identificación y recuperación de los documentos con mayor facilidad y eficiencia.
Acceso rápido y eficiente:
La digitalización permite un acceso rápido y eficiente a la información.
Metodología para la organización de archivos
1. Diagnostico
Reconocimiento del fondo documental acumulado.
2. Planeación
Análisis de la información y definición del plan de trabajo.
3. Identificación
Determinar cuales son las series, subseries o asuntos documentales.
4. Clasificación
Separar documentos por dependencias y/o unidades administrativas
5. Ordenación
Aplicar un sistema de ordenación (alfabético, numérico, cronológico)
6. Descripción
Elaboración del Formato Único de Inventario Documental (FUID)
- Gestión y organización documental
Preguntas sobre organización de archivos
Puede incluir diagnóstico, planeación, identificación de series y subseries, clasificación, ordenación, descripción e inventario documental. Según el estado del archivo, también pueden requerirse actividades de limpieza, depuración, digitación o elaboración del FUID.
La clasificación agrupa documentos según funciones, series o asuntos; la ordenación define la secuencia dentro de cada grupo, por ejemplo cronológica o alfabética; y la descripción registra información que permite identificar, localizar y consultar los documentos.
Es un registro estructurado de los documentos o expedientes existentes en un archivo. Permite conocer contenido, ubicación y características básicas, facilita consultas y transferencias y ayuda a mantener control sobre el volumen documental de la organización.
El proceso debe comenzar con un diagnóstico del fondo documental y una planeación. Después se identifican series o asuntos, se clasifican y ordenan los documentos y finalmente se describen en un inventario que permita localizarlos y gestionarlos de forma consistente.
La depuración consiste en identificar documentos que pueden requerir retiro o disposición conforme a criterios definidos, tiempos de retención y reglas aplicables. No debe hacerse de forma indiscriminada: primero es necesario revisar la organización documental y los instrumentos correspondientes.
¡En advanz estamos felices de poder ayudarte y resolver tus dudas!