GESTIÓN
DOCUMENTAL
DIAGNOSTICO
DOCUMENTAL
ASESORÍA
DE ARCHIVO
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
CUSTODIA
DE ARCHIVO
CONSULTA DE
DOCUMENTOS
Digitalización de Documentos
instrumentos archivísticos
Destrucción de Documentos
Gestión Documental
Nos encargamos de crear estrategias de Gestión Documental orientadas al manejo y control de la información por medio de actividades como: la organización, preservación y almacenamiento de la documentación física y electrónica producida y recibida por diferentes entidades; Esto con el objetivo de lograr una reducción en los tiempos de consulta y ejecución en tareas de archivo, facilitando la búsqueda, recuperación y acceso a la información, pero también garantizando la seguridad de la misma.
SERVICIOS
Diagnostico Documental
Verificamos y valoramos el estado actual de la gestión documental de su empresa en aspectos archivísticos, condiciones de infraestructura, tecnología, y herramientas con respecto al cumplimiento de la normatividad exigida por el Archivo General de la Nación AGN
Asesoría Documental
Orientamos y brindamos el mejor acompañamiento a nuestros clientes en el desarrollo e implementación de herramientas e instrumentos archivísticos, con el propósito de que los clientes obtengan el know how de las funciones de la gestión documental.
Organización Documental
Realizamos la intervención física del archivo mediante la asignación de personal calificado y con experiencia en los procesos de clasificación, limpieza y ordenamiento del archivo documental de las empresas, teniendo en cuenta las normativas exigidas por las entidades reguladoras.
Custodia de Archivo
Tenemos la infraestructura física y tecnológica para conservar, administrar y controlar la documentación de nuestros clientes, garantizando la seguridad y confidencialidad del archivo en custodia y con aplicativos de seguimiento de fácil acceso para nuestros clientes.
Digitalización de Documentos
Este proceso consiste en transformar la información de un documento físico a un soporte digital, esto con el fin de reducir el riesgo de perdida y daño de los documentos y optimizar tiempos de búsqueda de la información.
Consulta de Documentos
Facilitamos el acceso a la documentación en custodia por medio de correo electrónico, acceso a nuestros aplicativos en la nube o de manera física a través de nuestra red de transporte.
Instrumentos archivísticos
Diseñamos y levantamos las herramientas que favorecen el desarrollo de la Gestión Documental para garantizar la conservación de los documentos, la obtención de información relevante, evitar fugas de información y lograr facilitar el programa de Gestión Documental.
- Tablas de Retención Documental (TRD)
- Tablas de valoración Documental (TVD)
- Programa de Gestión Documental (PGD)
- Cuadro de clasificación Documental (CCD)
- Plan institucional de Archivos (PINAR)
Destrucción de Documentos
Dar una disposición final adecuada a los documentos que ya han cumplido con el ciclo de vida de la información (nota: indispensable TRD y/o TVD)
Empresa de Gestión Documental
La custodia de documentos es importante y obligatoria en tu empresa, la implementación de una empresa de Gestión Documental trae grandes beneficios y permite que sea aplicada correctamente por especializas de este servicio. En Advanz Logistics nos encargamos de todos los procesos de análisis, categorización, ubicación y protección de documentos.
Los beneficios de implementar una Empresa de Gestión Documental son:
- Mayor control y manejo de la información.
- Optimización de tareas.
- Automatización de procesos archivísticos.
- Mayor seguridad y confidencialidad.
- Obtención de mejores resultados.
- Estabilidad y evolución de la empresa.
- Reducción de costos y de tiempo.
- Contribución al cuidado del medio ambiente.
PROCESO DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
