Gestión Documental
En Advanz nos encargamos de almacenar, proteger y recuperar documentos de manera eficiente, para así también facilitar el acceso a la información, garantizar su seguridad. Lo hacemos tanto a documentos físicos como digitales.
- Nuestros servicios
Custodía de archivos
Nos especializamos en ofrecer un servicio de custodia de documentos eficiente que abarca almacenamiento seguro, digitalización, gestión de tablas de retención documental y disposición final los documentos. Confíe en nosotros para la administración y custodia de su archivo de manera integral y confiable.
Custodia
de documentos
Resguardo físico de documentos en instalaciones seguras.
Consulta
de documentos
Envíos físicos y/o electrónicos de documentos para su debida consulta.
Gestión de tablas de retención documental
Validamos y eliminamos sus documentos de acuerdo a sus Tablas de Retención Documental (TRD).
Servicio
de destrucción segura
Eliminación segura de documentos al final de su vida útil.
Almacenamiento
en la nube
Custodia segura en la nube con visor de documentos.
Beneficios
Seguridad física
Protección contra pérdida, daño, condiciones ambientales y acceso no autorizado.
Organización
Facilita la búsqueda y recuperación rápida de información.
Continuidad del negocio
El respaldo de información es esencial para la recuperación y la organización.
Confidencialidad
Acceso restringido y garantía de privacidad para datos sensibles.
Ahorro de espacio
Reducción de espacio físico requerido para almacenamiento.
Preservación
Conservación a largo plazo de documentos importantes.
- Nuestros servicios
Digitalización de documentos
En nuestra empresa, entendemos la importancia de la eficiencia y la accesibilidad de la información. Es por eso que ofrecemos un servicio completo de digitalización
de documentos, diseñado para ayudarte a transformar tus archivos físicos en formatos digitales, seguros y fáciles de gestionar
Digitalización de documentos físicos
Conversión de documentos en papel a formatos digitales, utilizando escáneres y técnicas de captura de imágenes.
Indexación y clasificación
Organización de documentos digitales mediante la asignación de metadatos, etiquetas y categorías para facilitar la búsqueda y recuperación eficiente.
Sistema de gestión de documentos electrónicos
Implementación de sistemas y plataformas de gestión documental para organizar, almacenar y recuperar documentos digitales de manera efectiva.
Digitalización con
OCR
Conversión de documentos escaneados en texto editable, permitiendo la búsqueda y la edición de contenido.
Automatización de procesos
Integración de herramientas de automatización para agilizar flujos de trabajo, reducir tareas manuales y mejorar la eficiencia operativa.
Digitalización
certificada
Asegurando la conversión de documentos físicos a formatos digitales conforme a normativas legales, estándares técnicos, y garantizando la integridad y autenticidad de la información.
Beneficios
Seguridad de la información
Sostenibilidad ambiental
Acceso rápido y eficiente
Optimización del espacio
Eficiencia en procesos
Respaldo y recuperación
- Nuestros servicios
Organización de archivos
Ofrecemos soluciones eficientes para la clasificación, ordenación y descripción de documentos, proporcionando acceso rápido y seguro a la información crucial. Transforme la manera en que organiza y accede a los datos, mejorando la productividad y simplificando la toma de decisiones.
Organización de archivos
Organización
Documental
Levantamiento de inventario documental
Levantamiento de
inventario Documental
Digitación
de documentos
Digitación de
documentos.
Limpieza y desinfección
de documentos
Limpieza y desinfección
de documentos
Elaboración del formato único de inventario (FUID)
Elaboración del Formato Único de Inventario (FUID)
Beneficios
Seguridad de la información
Optimización del espacio
Mejora de la productividad
Acceso rápido y eficiente
- Nuestros servicios
Instrumentos archivísticos
Elaboramos y desarrollamos los siguientes instrumentos archivísticos:
Asesoramiento en
Gestión Documental:
Se brinda orientación para mejorar los procesos y políticas de manejo de documentos, asegurando eficiencia y cumplimiento normativo.
Diagnóstico Integral
de Archivos
(DIAR)
Evaluación exhaustiva de sistemas y procesos de gestión documental, identificando áreas de mejora.
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDEA)
Plataforma digital para administrar, organizar y preservar documentos electrónicos según normativas archivísticas.
Programa de Gestión Documental (PGD)
Plan estratégico que establece políticas y procedimientos
para gestionar documentos
en todo su ciclo de vida.
Cuadro de
Clasificación Documental (CCD)
Estructura jerárquica que organiza y clasifica documentos de acuerdo con funciones y procesos.
Tablas de Retención Documental (TRD)
Listado de series u sub series documentales que especifica tiempos de conservación y disposición final de documentos según normativas.
Plan Institucional de Archivos (PINAR)
Estrategia que define políticas y acciones para gestionar archivos en una entidad.
Formato Único de Inventario Documental (FUID)
Registro estandarizado de información detallada sobre documentos y expedientes.
Banco
Terminológico
Recopilación de términos y definiciones archivísticas para uniformizar el lenguaje utilizado.
Mapas de
Procesos
Representación gráfica de los procesos de gestión documental, identificando actividades, responsabilidades y flujos de trabajo.
Tablas de Control de Acceso (TCA)
Instrumento que establece niveles de acceso y medidas de seguridad para proteger la confidencialidad de documentos.
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