La gestión de inventarios es una parte crucial de la operación empresarial en cualquier industria. Desde la manufactura hasta el comercio minorista, comprender los fundamentos de los inventarios es esencial para garantizar la eficiencia operativa y la rentabilidad a largo plazo.
En este artículo, conocerás de forma amplia qué es un inventario y sus costos asociados, las razones detrás de mantenerlo y los diferentes sistemas de administración que las empresas pueden emplear para controlar mejor la existencia.
¿Cuáles son los costos de los inventarios?
Costo de adquisición
Se trata del precio inicial pagado por una empresa para adquirir los productos terminados o materias primas que se convertirán en productos vendibles. Este no solo incluye el precio de compra, sino también los costos asociados con el transporte, aranceles de importación, y otros gastos adicionales como seguros y hasta los honorarios para los intermediarios.
No tener en cuenta estos gastos puede llevar a estimaciones inexactas de los costos de producción y afectar negativamente la rentabilidad de la empresa.
Costo de mantenimiento
Este comprende los gastos continuos de posesión y almacenamiento de inventarios. Este valor puede incluir una variedad de factores, como el alquiler o la depreciación de los espacios de almacenamiento, los costos de mano de obra (manipulación y mantenimiento), así como el pago de seguro para proteger el stock contra pérdidas o daños.
Además, abarca los costos vinculados a la obsolescencia debido a cambios en la demanda del mercado o avances tecnológicos y al deterioro o caducidad de la mercancía.
Reducir estos costos requiere una gestión efectiva del inventario, que minimice el tiempo que los productos pasan en el almacenamiento y maximice su rotación.
Costo de pedido
Se refiere a los gastos administrativos y logísticos relacionados con el procesamiento de pedidos.
Esto puede incluir el valor del tiempo empleado por el personal administrativo para generar y procesar las órdenes, costos de manejo y transporte de productos desde el proveedor hasta la empresa, así como dentro de la empresa hacia los clientes y los gastos de inspección que garantizan la calidad y precisión de los productos recibidos.
Para minimizar este importe es necesario optimizar los procesos de aprovisionamiento y distribución, utilizando sistemas de gestión de inventarios eficientes y consolidando pedidos siempre que sea posible para reducir los gastos de envío.
Costo de escasez
El costo de escasez surge cuando una empresa no puede satisfacer la demanda de sus clientes debido a una falta de inventario disponible. Esto puede resultar difícil de cuantificar, pero se ve reflejado en la pérdida de ventas, la insatisfacción del cliente, la disminución de la lealtad y un evidente daño a la reputación de la empresa.
Para reducir este costo, las empresas deben optar por sistemas de gestión de inventarios que les permitan prever y satisfacer las demandas de manera oportuna, así como mantener niveles de inventario de seguridad para mitigar el riesgo de escasez en caso de variaciones imprevistas.
¿Por qué mantener inventario?
Seguramente algunos desconocen cuál es la finalidad de un inventario, sin embargo, esto representa uno de los activos más significativos para muchas empresas.
Se trata de los productos terminados, las materias primas y los bienes en proceso que una empresa mantiene para cumplir con las expectativas de sus clientes y respaldar sus operaciones.
La gestión eficaz de inventarios no solo implica mantener un sano equilibrio entre la oferta y la demanda, sino también minimizar los costos que tienen relación con la posesión, almacenamiento y obsolescencia de inventarios.
Para comprender mejor este aspecto fundamental de la gestión empresarial, es esencial examinar las razones para mantenerlos. Entre ellas tenemos:
Satisfacer la demanda del cliente
Uno de los principales motivos para mantener un inventario es garantizar que la empresa pueda satisfacer la demanda de sus clientes de manera oportuna. Al mantener niveles adecuados de inventario, esta puede evitar la escasez de productos y asegurar que los clientes encuentren lo que necesiten en el momento que lo soliciten.
Aprovechar economías de escala
Mantener el inventario permite que las empresas saquen el máximo provecho de las economías de escala, al comprar materias primas o productos terminados en grandes cantidades.
Al hacer adquisiciones en volumen, las empresas tienen la posibilidad de negociar mejores precios y términos más beneficiosos con los proveedores, conduciendo a mayores márgenes de ganancia.
Reducir tiempos de entrega
Al mantener el inventario en sus instalaciones, las empresas reducen de manera exponencial los tiempos de entrega, mejorando así la eficiencia en todas las escalas operativas.
Esto es especialmente importante en industrias donde la rapidez de entrega es un factor clave para la satisfacción del cliente y para alcanzar un mayor nivel de competitividad en el mercado.
Los sistemas de administración de inventarios
Justo a Tiempo (JIT)
Es un enfoque de gestión que busca minimizar el inventario mantenido por una empresa, al producir solo lo necesario en el momento justo.
Este sistema se basa en la coordinación precisa entre proveedores y fabricantes para garantizar que los materiales lleguen justo a tiempo para la producción y que los productos terminados se entreguen a los clientes solo cuando se requieren.
FIFO (First In, First Out)
El método FIFO es un sistema de control de inventarios que asume que los primeros productos adquiridos o fabricados son los primeros en venderse o usarse. Asegurando que los productos más antiguos se utilicen primero, ayudando a evitar la obsolescencia y el deterioro de los insumos almacenados.
LIFO (Last In, First Out)
Contrario al FIFO, el método LIFO asume que los últimos productos adquiridos o fabricados son los primeros en venderse o usarse. Lo cual resulta en una valoración de inventario diferente, siendo beneficioso en entornos donde el costo de los materiales aumenta periódicamente.
Sistema ABC
Se encarga de clasificar los artículos en función de su importancia, priorizando la gestión de aquellos con mayor impacto en los costos o la producción.
En resumen, la gestión de inventarios es un aspecto crítico de la operación empresarial. Comprender los costos asociados y ejercer buenas prácticas en inventarios es esencial para garantizar la eficiencia operativa y el éxito financiero.
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