La ventaja competitiva depende de ser ágil, y la eficiencia se mide en milisegundos. La cadena de suministro es el motor que impulsa tu empresa si tan solo la corriente de información no se ralentizara o se detuviera por completo, tan a menudo debido a un cuello de botella silencioso y desagradablemente irresoluble.
Un documento mal archivado, un documento de envío archivado incorrectamente de forma sistemática o la falta de soporte legal electrónico para el despacho de aduanas pueden detener un envío, incurrir en multas o, peor aún, interrumpir la cadena de suministro.
Por eso, la implementación integral de la gestión documental eficiente y trazada científicamente por fuerzas como Advanz se convierte no solo en una necesidad administrativa sino en un imperativo estratégico.
Ejecutar correctamente los procedimientos de gestión documental, desde el inicio hasta la conclusión de las fases, no es simplemente una cuestión de organizar archivos: también significa rastreo en tiempo real y ahorros inmediatos en la factura logística.
¿Cómo convierte el programa de gestión documental de Advanz el papel en productividad?
La transición del caos documental a la eficiencia no es mágica, sino metódica. Un programa de gestión documental es la hoja de ruta que establece los lineamientos para el manejo de la información de una empresa durante todo su ciclo de vida.
Advanz ofrece un PGD diseñado no solo para cumplir con las normativas, sino para inyectar velocidad y precisión a tu operación. El PGD aborda todas las etapas de la gestión documental, garantizando que cada pieza de información, desde una orden de compra hasta un recibo de entrega final, sea manejada con precisión. Estas etapas de la gestión documental incluyen:
- Planificación: Definición de políticas, lineamientos y la creación del cuál es el objetivo principal de la clasificación documental de la empresa.
- Producción/Recepción: Control de la creación de documentos y de los documentos que ingresan a la organización.
- Tramitación y Distribución: Definición de los flujos de trabajo internos para la aprobación y circulación.
- Archivo: Organización y descripción documental (detallada en el siguiente subtítulo).
- Consulta: Garantía de acceso rápido y seguro a la información.
- Disposición Final: Eliminación o conservación permanente del documento según su valor legal, fiscal o histórico.
Al sistematizar estas etapas y fases de la gestión documental, el programa de gestión documental de Advanz permite que tus equipos de logística y administración dejen de buscar información y empiecen a usarla para tomar decisiones rápidas. Esto se traduce directamente en:
- Reducción de Tiempos: Eliminar la búsqueda manual de documentos acelera el despacho y la facturación.
- Menos Errores: La descripción documental precisa minimiza errores en inventarios y envíos.
- Cumplimiento Legal: Garantía de contar con el soporte legal requerido para auditorías y procesos aduaneros.
Clasificación documental ¿Cuál es el objetivo de la organización para una consulta cero errores?
El secreto de una cadena de suministros ágil reside en la velocidad de la información. La clasificación documental es la herramienta clave para lograr esa velocidad.
Si te preguntas cuál es el objetivo principal de la clasificación documental, la respuesta es simple: garantizar la recuperación instantánea y el uso eficiente del documento en el momento exacto en que se necesita.
Con nosotros aplicamos metodológicas rigurosas para la descripción documental, que es el proceso de catalogar, indexar y describir cada documento con metadatos específicos. Este proceso se realiza bajo un cuadro de clasificación documental, que es la estructura jerárquica que organiza todos los archivos de la empresa.
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¿De qué manera la custodia de documentos garantiza la cadena de trazabilidad de tu información crítica?
El concepto de custodia de documentos de archivo va mucho más allá de guardar cajas en una bodega. Se trata de un servicio especializado que garantiza la integridad, confidencialidad y accesibilidad de tu información a lo largo del tiempo, actuando como el respaldo legal y operativo de tu cadena de suministros.
En la cadena de suministros, la trazabilidad no solo es el seguimiento físico del producto; también es la trazabilidad documental que lo acompaña. Para Advanz, la custodia de documentos de archivo asegura esta trazabilidad mediante tres pilares:
- Seguridad y Acceso Controlado: Las bodegas de Advanz cumplen con rigurosos estándares de seguridad (física y ambiental) para proteger los documentos de archivo. Esto garantiza que la información legal o financiera no sea alterada, dañada o accedida por personal no autorizado, manteniendo la cadena de valor probatorio.
- Digitalización Certificada y Consulta Remota: La custodia de documentos de archivo se complementa con la digitalización. Si necesitas un documento físico archivado, Advanz lo recupera, lo digitaliza bajo procesos certificados y lo pone a tu disposición en la nube en cuestión de minutos. Este es un punto crítico para la cadena de suministros, donde la necesidad de validar un contrato o una firma puede surgir de forma inesperada.
- Cumplimiento del Ciclo de Vida Legal: Advanz gestiona los tiempos de retención. Esto significa que los documentos críticos de tu cadena de suministros se conservan el tiempo legalmente requerido y se eliminan de forma segura cuando ya no son necesarios, reduciendo costos de almacenamiento y riesgos legales.
La custodia de documentos de archivo con Advanz cierra el ciclo de la cadena de suministros al asegurar que la evidencia del archivo está tan segura y disponible como el producto final que entregaste.
Si tu cadena de suministros está perdiendo tiempo, dinero o credibilidad por un mal manejo de archivos, es hora de actuar. Deja de ver el archivo como un gasto y conviértelo en una herramienta de trazabilidad y ahorro.