En los procesos de gestión de documentos existe una actividad que es esencial para la correcta eliminación o destrucción de los mismos. Esta metodología se conoce como depuración documental, y es llevada a cabo cuando el ciclo de vida de todo documento termina o es irrelevante para la empresa.
La intención de aplicarlo es mantener un orden en los sistemas de almacenamiento de tu negocio; de esta forma, se optimiza la categorización y administración de la información, además, permite liberar espacio de almacenamiento tanto físico, como electrónico.
¿Qué es la depuración documental?
La depuración o eliminación de documentos es un procedimiento, a través del cual es posible depurar aquellos documentos que, de acuerdo a un proceso de valoración mediante las TRD (Tablas de Retención Documental) y las TVD (Tablas de Valoración Documental), se determina que han cumplido su tiempo de retención y pueden ser considerados irrelevantes para la empresa.
No obstante, es importante destacar que el proceso de destrucción es absolutamente permanente e irreversible, por lo que es necesario realizar una revisión y análisis de todo lo relacionado con la información registrada en dichos documentos, para evitar inconvenientes.
Ventajas de la depuración documental
- Se incrementa la productividad, debido a que la búsqueda y recuperación de expedientes y documentos será más eficiente, al tiempo que el acceso a la información será más rápida y segura, por lo que al final se reducen los tiempos de respuesta.
- Mejora notable en los procesos, pues se mantiene el control categorizado y actualizado de toda la información existente, de esta forma, es posible gestionar la trazabilidad y así auditar eficazmente, todos los procesos en la empresa.
- En caso de que la depuración sea esencialmente de documentación y archivos físicos, se impulsa la digitalización de documentos y la conversión de formato, contribuyendo además con el medio ambiente.
¿Cómo cuidar el medio ambiente desde la gestión documental?
Existe la posibilidad de mantener a salvo la información más valiosa, sin poner en peligro los intereses de la empresa y por supuesto, la calidad medioambiental.
Tanto los empleados como los consumidores, prefieren conectar con aquellas empresas de gestión documental que dan prioridad a la sostenibilidad del medio ambiente, actualmente se hace indispensable que una compañía invierta esfuerzos y recursos en implementar un sistema de gestión de documentos de manera digital.
Digitalización de documentos
La digitalización de un documento permite reducir la cantidad de papel que se desperdicia a diario en toda oficina debido a los documentos en papel. Es por ello que aquellas organizaciones que trabajan con el sistema de gestión documental electrónica, no solo reducen su huella ambiental, también ven aumentada la productividad y efectividad en todas sus operaciones.
Apostar por el enfoque del cuidado del medio ambiente en las empresas, contribuirá a impulsar tus credenciales verdes ante los consumidores que buscan alternativas eco amigables.
Reciclaje de papel y cartón
Todo negocio, empresa o compañía suele utilizar en su cotidianidad papel o cartón en documentos, folios, cajas de embalajes, entre otros; y gracias a que la mayoría han dado el salto hacia la digitalización, el reciclaje de papel y cartón proporciona una suma de beneficios a su estructura.
- En materia ambiental, permite reducir la tala de árboles, que es de donde se extrae la celulosa para su producción, traduciéndose en una menor emisión de CO₂.
- Las cajas de cartón y el cartón tienen una gran vida útil, por eso es posible incrementar sus usos dentro la empresa, a fin de sacar el máximo provecho.
Archivo digital
Gestionar electrónicamente la documentación mediante un archivo digital, pone a disposición cualquier tipo de documento digital de forma sencilla, debido a que se puede organizar cómodamente para tenerlos al alcance de algunos clics.
El archivo digital evita la creación de duplicados en físicos al respaldar documentos, puesto que estará protegido, y al mismo tiempo se cuenta con una copia de seguridad en algún servidor en la nube.
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Advanz Logistics tenemos como objetivo, brindar la mayor seguridad en el manejo y control de su información, a través de nuestro servicio de gestión documental, aplicando estrategias que inician con la organización, preservación e inventario de archivos físicos y electrónicos, así como en la fase de depuración, ayudando a administrar eficazmente el acceso y recuperación de datos e información.