La digitalización y custodia de archivos se ha convertido en una necesidad estratégica para empresas que buscan seguridad, eficiencia y cumplimiento normativo.
ADVANZ apoya a organizaciones de diferentes sectores en la gestión, organización y conservación de documentos tanto físicos como digitales. Desde la custodia especializada hasta el cumplimiento de normas de conservación y la digitalización certificada, exploramos cómo una gestión documental profesional mejora la productividad, reduce riesgos y garantiza la disponibilidad segura de la información corporativa.
En la era digital, las empresas manejan grandes volúmenes de información que deben ser organizados, protegidos y conservados de acuerdo con normativas específicas. La digitalización de archivo y la custodia de documentos de archivo ya no son tareas opcionales: son procesos que garantizan la continuidad del negocio, la seguridad de los datos y el cumplimiento legal.
ADVANZ, como empresa especializada en organización documental y custodia, brinda soluciones profesionales para gestionar documentos físicos y digitales, asegurando accesibilidad, integridad y confidencialidad en cada etapa del ciclo documental. Estas soluciones son esenciales para compañías que desean evitar pérdidas de información, saturación de espacios físicos o riesgos legales derivados de una mala conservación.
Custodia de documentos de archivo, qué es y cuándo se necesita
La custodia de documentos de archivo consiste en la conservación segura, organizada y normativa de los documentos corporativos, ya sea en formato físico o digital. Este proceso garantiza que la información esté disponible cuando la empresa lo necesite y que se conserve durante el tiempo exigido por la ley.
Se necesita especialmente cuando:
- existen grandes cantidades de documentos acumulados
- la empresa no tiene espacio adecuado o seguro para almacenarlos
- se deben cumplir tiempos obligatorios de conservación
- la organización está en proceso de digitalización
- se requiere acceso rápido y controlado a la información
- se quiere mejorar la eficiencia de la gestión documental
Para muchas compañías, externalizar este proceso con especialistas como ADVANZ es la forma más segura y eficiente de proteger su información.
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Definición de custodia física y digital
La custodia documental puede realizarse en dos modalidades principales,
Custodia física
Se refiere al almacenamiento en espacios especialmente diseñados, con condiciones de seguridad, temperatura, humedad y acceso controlado. Esto evita deterioro, pérdida o manipulación indebida.
ADVANZ cuenta con instalaciones adecuadas para la conservación de archivos históricos, legales, contables, administrativos y operativos.
Custodia digital
Implica almacenar documentos en formatos electrónicos dentro de plataformas seguras. Esto permite acceso remoto, búsquedas rápidas, trazabilidad y copias de seguridad automáticas.
La digitalización de archivo incluye procesos de escaneo, indexación, clasificación y almacenamiento certificado para garantizar autenticidad y disponibilidad.
Ambas modalidades pueden combinarse dependiendo de las necesidades de la empresa y del tipo de documento.
Normativas y tiempos de conservación obligatorios
La conservación documental está regulada por normativas que establecen cuánto tiempo debe almacenarse cada tipo de documento, así como los requisitos de seguridad.
Para cumplir con estas normativas, las empresas deben garantizar que sus archivos:
- se conserven en condiciones adecuadas
- estén protegidos contra deterioro, incendios o humedad
- tengan acceso controlado y auditado
- puedan ser recuperados rápidamente
- cumplan con los tiempos establecidos según su naturaleza
Por ejemplo:
- documentos contables y financieros suelen tener tiempos de conservación definidos por leyes tributarias
- contratos, expedientes laborales y documentación jurídica deben guardarse por varios años según su vigencia
- archivos históricos o sensibles requieren conservación permanente
ADVANZ asesora a sus clientes en la interpretación de estas normativas, asegurando que la empresa cumpla los requisitos sin asumir riesgos innecesarios.
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Beneficios de delegar la custodia a especialistas
La externalización de la custodia documental trae ventajas significativas para empresas de todos los tamaños. Entre los beneficios más importantes se encuentran:
Seguridad reforzada
Los documentos se almacenan en instalaciones protegidas, con vigilancia, control de acceso y protocolos estrictos de manipulación.
Optimización del espacio físico
Liberar archivos permite aprovechar mejor las oficinas y reducir costos de almacenamiento interno.
Acceso ágil y organizado
Con sistemas de clasificación profesional, los documentos pueden localizarse en segundos, incluso cuando existen miles de registros.
Cumplimiento normativo
La gestión especializada reduce el riesgo de sanciones por conservación inadecuada o pérdida de documentación legalmente obligatoria.
Digitalización rápida y eficiente
La digitalización de archivo permite convertir documentos físicos en versiones digitales accesibles, indexadas y fáciles de gestionar.
Continuidad operativa
Con copias de seguridad y archivos protegidos, la información permanece disponible ante emergencias o siniestros.
Confidencialidad garantizada
Los procesos incluyen manejo seguro para evitar filtraciones o accesos no autorizados.
Por estas razones, cada vez más compañías buscan empresas de custodia de archivo para manejar su información de forma profesional.