La transformación digital ha impulsado a las empresas a optimizar cada etapa de su operación, desde la logística hasta la administración documental. En este escenario, soluciones como las que ofrece Advanz se convierten en aliados estratégicos para estructurar una gestión documental efectiva, apoyada en instrumentos archivísticos, tecnologías actuales y procesos estandarizados. Este blog te guía por los 8 pasos de la gestión documental, integrando desde el uso de impresión láser, el valor de las tablas de valoración documental, hasta el papel que juegan las TIC en las redes de transporte de la información.
Uso de instrumentos archivísticos y su impacto operativo
Los instrumentos archivísticos son herramientas normativas y técnicas que permiten organizar, clasificar, conservar y disponer correctamente la documentación dentro de una empresa. Incluyen elementos como el cuadro de clasificación documental, la tabla de retención documental (TRD) y las tablas de valoración documental (TVD). Su aplicación mejora la eficiencia operativa, reduce el riesgo de pérdida de información y asegura el cumplimiento de los requisitos legales.
Una organización que implementa correctamente estos instrumentos logra:
- Disminuir el volumen de archivo innecesario.
- Garantizar trazabilidad y orden en el ciclo de vida documental.
- Optimizar los tiempos de búsqueda de información.
- Fortalecer la toma de decisiones basada en datos confiables.
En ese proceso, Advanz actúa como facilitador, proporcionando servicios especializados de archivo, custodia, digitalización y asesoría técnica, adaptados a los sectores más exigentes.
Como es el proceso de gestión documental
Una gestión documental efectiva sigue una secuencia lógica de pasos que garantizan el control desde la creación del documento hasta su disposición final. Estos son los 8 pasos fundamentales:
- Producción o Recepción: Corresponde al momento en que se crea o recibe el documento. Aquí se define si es físico o digital, y su propósito operativo.
- Registro: Se realiza la incorporación del documento a un sistema de información documental. Esto puede incluir bases de datos, software especializado o ERP.
- Clasificación: Se organiza el documento según su tipo, origen, área responsable y temporalidad. Se aplican las estructuras del cuadro de clasificación documental.
- Ordenación: Se establecen métodos lógicos y consistentes para organizar los documentos. Puede ser por fecha, número consecutivo o criterio temático.
- Descripción: Consiste en registrar metadatos relevantes para facilitar la búsqueda posterior. Incluye fecha, autor, asunto, serie documental, etc.
- Consulta: Permite acceder al documento por parte de usuarios autorizados. Aquí se asegura la confidencialidad y trazabilidad de la información.
- Conservación: Se protege el documento físico o digital durante el tiempo establecido por las tablas de retención y valoración documental.
- Disposición final: Dependiendo del valor legal, fiscal o histórico del documento, se procede a su eliminación segura o transferencia al archivo histórico.
Cada uno de estos pasos se refuerza con tecnologías que automatizan tareas y aseguran consistencia. Empresas como Advanz incorporan plataformas integradas que permiten controlar todo el ciclo documental en línea, integrando digitalización, trazabilidad y auditoría documental.
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Cómo automatizar documentos físicos con soluciones actuales
La automatización es clave para reducir cargas operativas y mejorar la eficiencia documental. Una estrategia moderna incluye:
- Digitalización certificada: Escaneo con valor legal de documentos físicos usando equipos de alta resolución, como los de impresión láser, para conservar nitidez y precisión en la copia digital.
- Software de gestión documental (DMS): Sistemas que permiten la clasificación automática de archivos, búsqueda por palabras clave, control de versiones y notificaciones sobre vencimientos de retención.
- TIC aplicadas a redes documentales: Las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) no solo apoyan la conectividad, sino también el flujo de datos entre sedes o unidades operativas. Este es el papel que juegan las TIC en las redes de transporte de información: permiten acceder a documentos de forma remota, segura y en tiempo real.
- Tablas digitales de retención y valoración: Integrar TRD y TVD en plataformas permite alertas automáticas sobre vencimientos de documentos, recomendaciones de disposición y cumplimiento con entidades regulatorias.
- Integración con bodegaje físico: Muchas empresas aún requieren conservar documentos físicos. Advanz ofrece servicios de almacenamiento con monitoreo, trazabilidad por código de barras y custodia segura, integrando lo digital con lo físico.
Una buena gestión documental no solo implica almacenar documentos, sino saber qué conservar, por cuánto tiempo, cómo consultarlo y cómo integrarlo a procesos clave. Usar instrumentos archivísticos, aplicar los 8 pasos de la gestión documental, y automatizar los procesos con tecnologías como las TIC, las tablas de valoración documental y la impresión láser, permite a las empresas operar con eficiencia, trazabilidad y cumplimiento.
Con el acompañamiento de aliados como Advanz, las organizaciones pueden diseñar y ejecutar un modelo de administración documental ajustado a su sector, volumen, complejidad y nivel de digitalización. Esto no solo mejora los flujos internos, sino que protege uno de los activos más valiosos: la información.