El almacenamiento de mercancías es una parte esencial de la operación logística de una empresa. No consiste únicamente en guardar productos dentro de una bodega: implica recibirlos, identificarlos, ubicarlos correctamente, controlar sus movimientos y mantener información actualizada sobre el inventario hasta que llegue el momento de preparar su despacho.
Cuando este proceso se gestiona correctamente, una empresa puede tener mayor visibilidad sobre sus existencias, aprovechar mejor el espacio disponible y facilitar actividades posteriores como el picking, packing, preparación de pedidos y distribución.
Por eso, elegir un sistema de almacenamiento adecuado depende de factores como el tipo de mercancía, su volumen, rotación, dimensiones, condiciones de conservación y frecuencia de entrada y salida.
¿Qué es el almacenamiento de mercancías?
El almacenamiento de mercancías es el conjunto de procesos utilizados para recibir, organizar, ubicar, conservar y controlar productos o materiales dentro de una bodega o centro logístico hasta que sean requeridos para producción, comercialización o distribución.
Un sistema de almacenamiento bien organizado debe permitir responder preguntas básicas de la operación:
- ¿Qué mercancía está disponible?
- ¿Cuánta cantidad hay?
- ¿Dónde se encuentra?
- ¿Cuándo ingresó?
- ¿Qué movimientos ha tenido?
- ¿Cuándo debe prepararse para despacho?
Por esta razón, el almacenamiento está directamente relacionado con la gestión de inventarios y la trazabilidad de los productos.
¿Por qué es importante almacenar correctamente la mercancía?
Una bodega sin una metodología clara puede convertirse rápidamente en un problema operativo.
Ubicaciones incorrectas, productos difíciles de encontrar, diferencias de inventario o recorridos innecesarios pueden aumentar los tiempos destinados a preparar un pedido.
Una adecuada gestión del almacenamiento permite organizar el flujo de mercancía desde que llega a las instalaciones hasta que sale hacia su siguiente destino.
Entre sus principales objetivos se encuentran:
- aprovechar de manera eficiente el espacio disponible;
- facilitar la localización de productos;
- mantener un inventario organizado;
- controlar entradas y salidas;
- disminuir movimientos innecesarios;
- facilitar la preparación de pedidos;
- mantener trazabilidad sobre la mercancía;
- mejorar la coordinación entre almacenamiento y distribución.
El almacén, por tanto, deja de ser únicamente un espacio físico y pasa a formar parte activa de la cadena de suministro.
Tipos de almacenamiento de mercancías
No existe un único sistema que funcione para todas las empresas.
La elección depende de las características de los productos, el espacio disponible, la frecuencia con la que se mueven y la operación logística de cada organización.
Almacenamiento ordenado
En este modelo se asigna una ubicación determinada para cada producto o referencia.
La mercancía permanece en una zona previamente definida, lo que facilita su identificación y localización.
Es especialmente útil cuando una empresa necesita mantener ubicaciones estables y claramente identificadas dentro de la bodega.
Su principal reto es el aprovechamiento del espacio, ya que una ubicación reservada puede permanecer disponible incluso cuando temporalmente no existe inventario de esa referencia.
Almacenamiento dinámico o caótico
En el almacenamiento dinámico, la mercancía se ubica en los espacios disponibles según las necesidades de la operación.
Esto no significa que los productos estén desorganizados.
Para que el sistema funcione correctamente, cada ubicación debe quedar registrada y asociada al producto correspondiente, normalmente mediante herramientas de gestión de inventarios o sistemas WMS.
Este modelo permite aprovechar de manera flexible la capacidad disponible de una bodega.
Tipos de almacenamiento según la distribución del espacio
La configuración física de una bodega también determina cómo puede almacenarse la mercancía.
Almacenamiento con pasillos
La mercancía se organiza dejando espacios de circulación entre las diferentes zonas o estructuras de almacenamiento.
Los pasillos permiten el desplazamiento del personal y de los equipos utilizados para ubicar, retirar o trasladar productos.
El ancho y distribución de estos espacios dependerá del tipo de operación y de los equipos utilizados.
Almacenamiento en bloques
Los productos se agrupan formando bloques de mercancía, reduciendo los espacios intermedios.
Puede resultar apropiado para productos homogéneos, grandes cantidades de una misma referencia o mercancías que admiten este tipo de organización.
La compatibilidad del producto con el apilamiento y sus condiciones de manipulación deben evaluarse antes de utilizar este sistema.
Almacenamiento mediante estanterías
Las estanterías permiten aprovechar el espacio vertical de la bodega y mantener diferentes referencias organizadas por niveles y ubicaciones.
Existen diferentes configuraciones dependiendo del peso, dimensiones, rotación y características de la mercancía.
Tipos de almacenamiento según la mercancía
Otra forma de definir el sistema adecuado es analizar qué tipo de producto necesita permanecer almacenado.
Almacenamiento de materias primas
Está destinado a materiales que posteriormente serán utilizados dentro de un proceso productivo.
Su organización debe facilitar el abastecimiento y permitir conocer la disponibilidad de los materiales requeridos por la operación.
Almacenamiento de productos en proceso
Corresponde a materiales o productos que ya han pasado por alguna etapa de transformación, pero todavía no son considerados producto terminado.
Su permanencia en almacenamiento generalmente forma parte de un proceso productivo más amplio.
Almacenamiento de productos terminados
Se utiliza para mercancías que han completado su proceso de producción y están disponibles para comercialización o distribución.
En este punto cobra especial importancia la coordinación entre inventario, preparación de pedidos y despacho.
Almacenamiento de insumos
Permite organizar materiales utilizados para apoyar las actividades de una organización.
Aunque algunos insumos no formen parte directamente del producto vendido, su disponibilidad puede ser necesaria para mantener la continuidad de diferentes procesos.
Almacenamiento de repuestos
Está orientado a piezas, componentes o repuestos que deben permanecer disponibles para mantenimiento, reemplazo o atención de requerimientos específicos.
Una adecuada identificación facilita encontrar rápidamente la referencia requerida.
Almacenamiento de material promocional
Material POP, elementos publicitarios, kits, impresos y otros recursos utilizados en actividades comerciales también pueden requerir almacenamiento, control de inventario, preparación y posterior distribución.
¿Cómo funciona un proceso de almacenamiento de mercancías?
Aunque cada operación puede tener necesidades diferentes, un proceso logístico de almacenamiento suele desarrollarse mediante varias etapas relacionadas entre sí.
1. Recepción de mercancía
La operación comienza cuando los productos llegan a la bodega.
En esta etapa se registra el ingreso y se verifica la información necesaria para incorporar la mercancía al inventario.
2. Identificación y clasificación
Después de la recepción, cada referencia debe identificarse correctamente.
La clasificación puede realizarse según características como:
- referencia;
- categoría;
- dimensiones;
- volumen;
- rotación;
- lote;
- características de manipulación.
Esta información facilita decidir dónde debe ubicarse cada producto.
3. Ubicación dentro de la bodega
La mercancía se traslada a la posición asignada según el sistema de almacenamiento utilizado.
Una buena estrategia de ubicación busca reducir recorridos innecesarios y facilitar los movimientos posteriores.
4. Gestión del inventario
Una vez almacenados los productos, es necesario registrar los movimientos que ocurren dentro de la operación.
Las herramientas tecnológicas permiten mantener información sobre existencias, ubicaciones, entradas y salidas.
Los sistemas WMS Warehouse Management System son utilizados precisamente para apoyar la administración de las operaciones dentro de una bodega.
5. Picking
Cuando se recibe una solicitud de despacho, comienza el proceso de selección de las referencias necesarias.
El picking consiste en localizar y recoger los productos que forman parte de un pedido.
Una buena organización del almacenamiento facilita considerablemente esta actividad.
6. Packing y preparación
Después de seleccionar la mercancía, los productos pueden pasar por actividades de acondicionamiento, verificación, embalaje o preparación según las necesidades del pedido.
7. Despacho y distribución
Finalmente, la mercancía preparada sale de la bodega para continuar hacia el siguiente punto de la cadena logística.
Por esta razón, almacenamiento y distribución deben funcionar como procesos conectados y no como actividades independientes.
¿Qué relación existe entre almacenamiento e inventario?
Aunque están estrechamente relacionados, almacenamiento y gestión de inventarios no significan exactamente lo mismo.
El almacenamiento se ocupa principalmente de la ubicación física, organización y manipulación de los productos dentro de una instalación.
La gestión de inventarios permite controlar información relacionada con las existencias y sus movimientos.
Cuando ambos procesos se integran correctamente, una empresa puede conocer tanto cuánto producto tiene como dónde se encuentra.
Esta relación es especialmente importante cuando existen muchas referencias, movimientos frecuentes o varias solicitudes de preparación y despacho.
Tecnología aplicada al almacenamiento de mercancías
La tecnología permite aumentar la visibilidad sobre lo que ocurre dentro de una operación logística.
Un sistema WMS puede ayudar a registrar y administrar información relacionada con:
- ubicaciones;
- referencias;
- movimientos;
- entradas;
- salidas;
- existencias;
- preparación de pedidos.
Esto facilita la trazabilidad y permite consultar información de la operación sin depender únicamente de controles manuales.
Para empresas que gestionan múltiples referencias o volúmenes importantes de mercancía, disponer de información organizada puede convertirse en un elemento fundamental para coordinar el almacén.
¿Cómo elegir el sistema de almacenamiento adecuado?
Antes de seleccionar un modelo de almacenamiento es necesario analizar la operación.
No debería elegirse únicamente por la cantidad de espacio disponible.
Entre los factores que conviene evaluar se encuentran:
Tipo de mercancía
No todos los productos tienen las mismas dimensiones, peso, resistencia o características de manipulación.
Volumen
La cantidad de unidades o referencias influye en el espacio y en la distribución requerida.
Rotación del inventario
Los productos con movimientos frecuentes deberían permanecer en ubicaciones que faciliten su acceso.
Frecuencia de pedidos
Una operación con múltiples despachos diarios tendrá necesidades diferentes a una donde la mercancía permanece almacenada durante periodos prolongados.
Espacio disponible
Es necesario analizar tanto la superficie como la posibilidad de aprovechar adecuadamente la altura de la instalación.
Procesos adicionales
También debe determinarse si la operación necesita servicios complementarios como:
- picking;
- packing;
- etiquetado;
- preparación de kits;
- control de inventarios;
- transporte;
- distribución.
Evaluar estos elementos permite diseñar una operación más cercana a las necesidades reales de cada empresa.
Beneficios de contratar un servicio de almacenamiento de mercancías
Externalizar el almacenamiento puede resultar útil cuando una organización necesita capacidad logística sin asumir por sí misma toda la infraestructura y operación de una bodega.
Dependiendo del servicio contratado, una empresa puede integrar en un mismo proceso:
- recepción de mercancía;
- organización y ubicación;
- control de inventarios;
- preparación de pedidos;
- picking y packing;
- despacho;
- transporte y distribución.
También permite ajustar la operación a temporadas de mayor movimiento o a cambios en el volumen de mercancía.
Más que buscar únicamente metros disponibles, lo importante es encontrar una solución que pueda adaptarse al flujo real de los productos.
Almacenamiento de mercancías en Bogotá con Advanz
En Advanz desarrollamos soluciones logísticas para empresas que requieren almacenar, controlar, preparar y distribuir mercancías.
Nuestra operación puede integrar diferentes etapas como recepción, clasificación, etiquetado, almacenamiento, gestión de inventarios, picking, packing y preparación para despacho.
También utilizamos herramientas de gestión de almacenes para apoyar el control y seguimiento de los movimientos de inventario.
Esto permite diseñar soluciones según las características de cada operación, el volumen de productos y los procesos adicionales que necesita cada empresa.
Si tu organización necesita mejorar el manejo de su mercancía, podemos analizar la operación y definir una solución de almacenamiento acorde con sus requerimientos.
Habla con un asesor de Advanz y cuéntanos qué necesitas almacenar.
Preguntas frecuentes sobre almacenamiento de mercancías
¿Qué significa almacenamiento de mercancías?
El almacenamiento de mercancías es el proceso de recibir, identificar, organizar, ubicar y controlar productos dentro de una bodega hasta que sean requeridos para producción, preparación de pedidos, comercialización o distribución.
¿Cuáles son los principales tipos de almacenamiento de mercancías?
Pueden clasificarse según la forma de ubicación, el diseño de la bodega o el tipo de producto. Algunos ejemplos son almacenamiento ordenado, dinámico, con pasillos, en bloques, mediante estanterías y almacenamiento de materias primas o productos terminados.
¿Cuál es la diferencia entre almacenamiento y bodegaje?
Ambos conceptos suelen utilizarse de manera relacionada. El bodegaje hace referencia principalmente a la permanencia y custodia de mercancía dentro de una bodega, mientras que un servicio de almacenamiento logístico puede incorporar procesos adicionales como control de inventario, ubicación, picking, packing y preparación para despacho.
¿Qué es un WMS en almacenamiento?
Un WMS, o Warehouse Management System, es un sistema utilizado para apoyar la gestión de las operaciones de un almacén. Permite administrar información sobre ubicaciones, movimientos, existencias, entradas y salidas de mercancía.
¿Qué relación existe entre almacenamiento, picking y packing?
El almacenamiento mantiene los productos organizados y localizados dentro de la bodega. El picking selecciona las referencias necesarias para un pedido y el packing se encarga de acondicionarlas o empacarlas para su posterior despacho.
¿Cuándo debería una empresa contratar almacenamiento externo?
Puede considerarlo cuando necesita más espacio, tiene dificultades para administrar su inventario, maneja temporadas de alta demanda, requiere preparación frecuente de pedidos o busca integrar almacenamiento con otros procesos logísticos.
¿Cuánto cuesta almacenar mercancía en una bodega?
El valor puede variar de acuerdo con factores como el volumen ocupado, cantidad de referencias, tiempo de almacenamiento, movimientos de entrada y salida y servicios adicionales requeridos. Por eso, normalmente es necesario analizar las características de cada operación antes de establecer una tarifa.
¿Advanz ofrece almacenamiento de mercancías en Bogotá?
Sí. Advanz ofrece soluciones logísticas que incluyen almacenamiento de mercancías, gestión de inventarios y procesos complementarios como picking, packing y distribución para empresas que necesitan organizar y controlar su operación logística.
