Una gestión documental eficiente no solo mejora la organización interna de una empresa, sino que también garantiza el acceso ágil, seguro y ordenado a la información clave. En un entorno donde el volumen de documentos crece cada día —tanto en formato físico como digital—, contar con un proceso estructurado se ha vuelto una necesidad estratégica.
Esta guía práctica te mostrará cuáles son las etapas y fases de la gestión documental, cómo estructurar una serie documental efectiva y, sobre todo, cómo implementar los 8 pasos fundamentales para construir un sistema que optimice recursos, minimice riesgos y aumente la productividad de tu organización.
Entiende las etapas y fases de la gestión documental paso a paso
La gestión documental es el conjunto de procesos técnicos y administrativos que permiten planificar, controlar, organizar, conservar y disponer adecuadamente de los documentos de una empresa a lo largo de su ciclo de vida. Su correcta implementación no solo mejora la eficiencia interna, sino que asegura el cumplimiento legal, la seguridad de la información y la productividad general.
Para implementarla correctamente, es fundamental comprender las etapas y fases de la gestión documental, las cuales se desarrollan de forma progresiva y están interrelacionadas:
- Producción o recepción: los documentos se generan o ingresan a la organización (física o digitalmente).
- Distribución: se trasladan a las áreas que deben consultarlos, firmarlos o archivarlos.
- Utilización o tramitación: los documentos cumplen su función administrativa, legal o técnica.
- Organización: se clasifican y archivan con base en una serie documental.
- Conservación: se protegen según su valor informativo, legal o histórico.
- Disposición final: los documentos se eliminan, transfieren o conservan en un archivo histórico.
Conocer este flujo permite entender cuál es el proceso de gestión documental y cómo se adapta según el tipo de empresa o institución.
CONOCE MÁS: ¿Cómo elegir el sistema de gestión documental de tu empresa?
Serie documental: construyendo una base sólida para la organización
La serie documental es uno de los pilares fundamentales para estructurar cualquier sistema de archivo. Se trata de un conjunto de documentos que comparten una misma función dentro de una organización y que deben gestionarse, conservarse y organizarse de manera conjunta.
Por ejemplo, las series más comunes en una empresa pueden incluir:
-
- Facturas emitidas y recibidas
- Contratos laborales
- Actas de juntas
- Comunicaciones internas y externas
- Facturas emitidas y recibidas
- Registros contables
Establecer correctamente cada serie documental permite aplicar de forma clara las políticas de retención, facilita el acceso a la información y contribuye a una mejor toma de decisiones. Además, es clave para mantener la trazabilidad y respaldar auditorías internas o externas.
Las series se organizan con base en criterios como fecha, procedencia, tipo de documento o área generadora. Una buena práctica es documentarlas en un inventario o tabla que detalle su nombre, descripción, responsable y tiempo de conservación.
Los 8 pasos de la gestión documental para un flujo de información eficiente
Una implementación efectiva de gestión documental requiere una metodología clara. Aquí te presentamos los 8 pasos de la gestión documental para crear un sistema funcional, eficiente y adaptable:
Paso 1: Diagnóstico documental
Analiza el estado actual del archivo: volumen, formatos, acceso, necesidades legales y procesos críticos. Este diagnóstico permite identificar riesgos y oportunidades de mejora.
Paso 2: Definición de políticas
Establece lineamientos claros para la creación, uso, acceso, conservación y eliminación de documentos. Las políticas deben estar alineadas con la normativa vigente y la estructura organizacional.
Paso 3: Clasificación de documentos
Aplica un sistema lógico y coherente para agrupar documentos. Puede ser alfabético, cronológico, temático, por área o por función. Aquí es clave el uso de la serie documental.
Paso 4: Digitalización
Convierte documentos físicos en archivos digitales para facilitar el acceso, aumentar la seguridad y reducir el espacio de almacenamiento. Esta acción también promueve la sostenibilidad.
Paso 5: Organización y almacenamiento
Define las ubicaciones físicas y/o digitales para el resguardo documental. Usa carpetas, estanterías, bases de datos o plataformas cloud, según corresponda.
Paso 6: Capacitación del personal
Involucra a los equipos mediante formación en buenas prácticas de archivo, normativas legales y uso de sistemas de gestión documental.
Paso 7: Implementación de herramientas tecnológicas
Aplica software de gestión documental (SGD) para automatizar procesos, asignar permisos, controlar accesos y llevar trazabilidad de cada documento.
Paso 8: Monitoreo y mejora continua
Establece indicadores y revisa periódicamente el sistema documental. Evalúa si se cumplen los tiempos de respuesta, acceso y conservación. Ajusta según el crecimiento de la organización o cambios normativos.
Aplicar los 8 pasos de la gestión documental es una decisión estratégica que impacta directamente en la eficiencia, legalidad y control de la información dentro de cualquier organización. Desde la identificación de series documentales hasta la integración de tecnología, cada etapa permite construir un sistema sólido que facilita el trabajo diario, reduce riesgos y apoya el crecimiento empresarial.
Además, comprender las etapas y fases de la gestión documental te permitirá anticiparte a necesidades operativas y legales, adaptando los procesos a las dinámicas de tu empresa. Así, no solo lograrás mayor organización y orden, sino también una mejor toma de decisiones, alineada con los objetivos corporativos.