En las operaciones empresariales, la información fluye constantemente. Facturas, contratos, informes, comunicaciones internas y más se generan cada día. El reto no solo es almacenar estos documentos, sino hacerlo de forma estratégica. Aquí es donde entra en juego el archivo central, un espacio físico o digital que concentra y organiza los documentos esenciales de una organización.
¿Qué es el archivo central?
Es el núcleo del sistema documental de una empresa y parte fundamental del ciclo de vida de los documentos. Funciona como un almacén temporal para documentos semiactivos, es decir, aquellos que ya no se consultan frecuentemente pero deben conservarse por motivos administrativos, legales o fiscales. Se encuentra entre el archivo de gestión (documentos activos de uso cotidiano) y el archivo histórico (documentos con valor permanente o patrimonial).
Un archivo central bien gestionado resguarda la memoria institucional, permite recuperar información de forma ágil y segura, y evita duplicidades, pérdidas o accesos no autorizados. Además, facilita la transferencia documental desde los ordenadores de gestión, usando herramientas clave como las tablas de retención documental (TRD) y las tablas de valoración documental (TVD) para definir tiempos de permanencia.
Tener un archivo central estructurado impacta directamente en la productividad, el cumplimiento normativo y la toma de decisiones. Cuando los documentos están organizados bajo criterios claros, los procesos fluyen mejor, se reducen los tiempos de búsqueda y se fortalece el control interno.
CONOCE MÁS: ¿Cómo es el proceso de gestión documental y de archivo?
sistemas de ordenación y buenas prácticas para una gestión eficiente
Una adecuado sistema de ordenacion no solo se basa en guardar papeles o carpetas digitales. Requiere de un sistema estructurado que permita clasificar, conservar y recuperar documentos con precisión. Esta organización debe ser transversal a toda la empresa y contemplar reglas claras desde su creación hasta su disposición final.
Algunas buenas prácticas incluyen:
- Clasificación por series documentales: Agrupar documentos similares por función, área o tipo facilita su control.
- Uso de tablas de retención documental (TRD): Definen cuánto tiempo se conserva un documento y qué se hace al finalizar su vigencia.
- Transferencia documental controlada: Desde el archivo de gestión al archivo central, respetando los tiempos definidos por la normativa.
- Asignación de responsables documentales: Cada área debe saber cómo y cuándo archivar.
- Digitalización controlada: Migrar documentos físicos a formatos digitales debe hacerse siguiendo estándares de calidad y seguridad.
- Control de préstamos: Registro y seguimiento de los documentos consultados por usuarios internos o externos.
Además, se deben implementar medidas de conservación y seguridad como el control de temperatura, humedad, acceso restringido y planes contra desastres o pérdidas de información.
¿Cuáles son los sistemas de ordenación más usados y cómo aplicarlos según el tipo de empresa?
Existen diversos sistemas deordenacion que se adaptan a las necesidades y características de cada organización. Elegir el correcto permite un manejo más eficaz de la información, evita la saturación de espacios y garantiza un acceso rápido y ordenado.
Los más comunes son:
- Alfabético: Organiza documentos por orden de nombres o títulos. Es ideal para el orden personal, expedientes o correspondencia.
- Numérico: Asigna números a cada documento o expediente. Muy útil en empresas con grandes volúmenes, como clínicas o instituciones educativas.
- Geográfico: Clasifica según ubicaciones. Funciona bien para sucursalesCronológico: Ordena por fechas. Recomendado para contratos, actas o documentos que requieren seguimiento temporal.
- Temático o por asunto: Agrupa por categorías o áreas temáticas. Usado frecuentemente en ordenacion de proyectos o áreas administrativas.
La clave está en adaptar el sistema a los procesos de la empresa, considerando su tamaño, sector y frecuencia de uso de los documentos. En ocasiones, combinar varios sistemas es lo más eficiente, especialmente cuando se implementan soluciones digitales y herramientas de gestión documental automatizadas.
Un archivo central bien estructurado no solo aporta orden, también impulsa la eficiencia operativa, reduce riesgos legales y mejora la capacidad de respuesta de la organización. Además, es un pilar de la transparencia y la rendición de cuentas, ya que garantiza el acceso a información clave en procesos de auditoría o control.
Implementar un sistema adecuado de organización de ordenación, junto con una cultura interna de responsabilidad documental, convierte al archivo central en un aliado estratégico de largo plazo en las operaciones empresariales. Su correcto funcionamiento, bajo el marco de la Ley 594 de 2000 y las normas del Archivo General de la Nación, garantiza que la información fluya de forma ordenada, segura y accesible para quienes la necesitan.